Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý kho tài liệu tại xã, phường
Theo Bộ Nội vụ, mỗi phòng chuyên môn tổ chức lưu trữ hiện hành riêng để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của UBND cấp xã như trước đây.
Theo phản ánh của bà T., sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp, tài liệu của các xã, phường cũ đã được tập trung về kho của UBND phường mới và tài liệu của UBND cấp huyện cũ đã được bàn giao lại cho phường mới. Vậy, kho tài liệu đó hiện nay sẽ do Phòng Văn hóa - Xã hội phường hay Văn phòng HĐND và UBND phường quản lý?
Về vấn đề này, Bộ Nội vụ trả lời như sau: Các phòng chuyên môn được tổ chức ở cấp xã bao gồm: Văn phòng HĐND và UBND, Phòng Kinh tế (hoặc Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị) và Phòng Văn hóa - Xã hội.
Phòng Văn hóa - Xã hội có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; không có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ của UBND cấp xã. Các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân.
Do đó, mỗi phòng chuyên môn tổ chức lưu trữ hiện hành riêng để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của UBND cấp xã như trước đây.
Việc quản lý kho lưu trữ của UBND cấp xã hình thành trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 59 Luật Lưu trữ năm 2024.
